Die Gesamtorganisation der Exkursion entscheidet über den ersten und den letzten Eindruck. Die frühzeitige und klare Kommunikation der organisatorischen und inhaltlichen Rahmenbedingungen auf Augenhöhe ist für den ersten und letzten Eindruck von entscheidender Bedeutung. Die Herausforderung: Die Teilnehmenden nicht mit Informationen zu überfrachten und den Buchenden/Verantwortlichen nicht das Gefühl zu vermitteln, man wolle sie „bemuttern“, sondern vielmehr gut vorbereiten. Hilfreich hierfür ist die Planungsmatrix für die Rahmenbedingungen teilnehmer*innenorientierter Überblicksexkursionen

Zu den organisatorischen Rahmenbedingungen zählen Datum (TT.MM.JJJJ), Uhrzeit (bei nicht universitätsangehörigen sollten Zusätze wie c.t. vermieden werden) und Dauer (in Minuten, basierend auf einem realistischen Zeitmanagement) der Exkursion ebenso, wie der Preis (Pauschalpreis pro Gruppe bei max. Personenanzahl exkl./inkl. Steuer), die maximale Personenanzahl (inkl. Betreuungspersonal z.B. bei Schulklassen), mögliche Zahlungsarten (CASH vor Ort, Überweisung im Vorfeld oder nach Erhalt der Rechnung) und eine möglichst genaue Beschreibung des Treff- und Endpunkts (Adresse, Koordinaten, Eingang xy von Gebäude z wie z.B. „Wir treffen uns am Gerechtigkeits-/Justitiabrunnen auf dem Römerberg, gegenüber des Frankfurter Römers in 60311 Frankfurt“). Mit Blick auf die An- und Abreise der Teilnehmenden ist es sinnvoll, auf nächstgelegene ÖPNV-Haltestellen (U-Bahnhaltestelle: Dom/Römer, Straßenbahnhaltestelle: Römer/Paulskirche) hinzuweisen.

Auf inhaltlicher Ebene sollten Thema und Titel bzw. leitende Frage-/Problemstellung benannt und in Lernzielen operationalisiert werden. So können Lehrkräfte z.B. im Vorfeld und/oder Nachgang an diese anknüpfen.

Darüber hinaus ist es sinnvoll, auf Barrieren/Barrierefreiheit, Toilettensituation und Kleidung und Ausrüstung einzugehen. In Sachen Barrieren/Barrierefreiheit sollte einerseits auf die Distanz und Beschaffenheit des Weges („Wir legen eine Strecke von ca. 5km zurück.“) und andererseits auf Barrieren („Es handelt sich um einen steilen, überwiegend unbefestigten Weg) bzw. Barrierefreiheit (Der Weg ist befestigt und damit gut berollbar) eingegangen werden. Ebenso wichtig ist es, sich im Vorfeld Gedanken zur Toilettensituation zu machen. Steht auf der Exkursionsroute absolut keine Toilette zur Verfügung, ist es nur fair, hierauf bereits im Vorfeld hinzuweisen (Bitte beachten Sie, dass während der Exkursion nicht die Möglichkeit besteht, eine Toilette aufzusuchen. Lediglich am Start- und Endpunkt stehen öffentliche Toiletten zur Verfügung.). Im Vorfeld auch auf Kleidung und Ausrüstung einzugehen, kann nicht schaden. Hierbei bewegt man sich jedoch auf einem schmalen Grat zwischen „Bemuttern“ und gut gemeintem Ratschlag. Mit ein wenig Fingerspitzengefühl können festes Schuhwerk und/oder Sonnen- und Regenschutz jedoch empfohlen werden (z.B. „Wir empfehlen Ihnen das Tragen festen Schuhwerks.“ oder „Während der Exkursion sind wetterentsprechende Schuhe und Kleidung erforderlich.“ oder „Während der Exkursion sind wir der Witterung ausgesetzt. Bitte Achten Sie auf Sonnen- und/oder Regenschutz.“).

Es empfiehlt sich, die Infos schriftlich z.B. per Mail anhand bzw. mithilfe der Planungsmatrix zu übermitteln. Unabhängig vom Kommunikationsweg gibt es Informationen, die der*die Guide von den Buchenden/Verantwortlichen benötigt wie z.B. eine Rechnungsadresse, Infos über die Zusammensetzung der Gruppe (8. Klasse, einer Hauptschule, die zur Klassenfahrt in Frankfurt ist) und die Verteilung zwischen Betreuungspersonal und Teilnehmenden (2 Geographielehrkräfte, 1 Teilhabeassistenz, 29 Schüler*innen, davon eine Person im Rollstuhl). Die Infos können in der Planungsmatrix ergänzt und zurückgeschickt oder in anderer Art und Weise übermittelt werden.

Quelle: Verändert und überarbeitet nach Glasze, G. & F. Weber (2012): Exkursionsdidaktik. Erlanger Skripte zum Geographiestudium Bd. 2, Erlangen: Institut für Geographie. S. 8 f.